Privacy Verklaring

(herzien februari 2025)

Stichting AMORC
Groot Hertoginnelaan 36
2315 EH ’s-Gravenhage
070-346.44.00
www.amorc.nl
info@amorc.nl

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking getreden.
Deze Verordening vervangt de Wet Bescherming Persoonsgegevens. Ze geldt voor de gehele EU. In deze verordening zijn diverse termen omschreven.
Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een identificeerbaar natuurlijk persoon.
Bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens over godsdienst of levensovertuiging, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele geaardheid, ras, strafrechtelijk verleden en bijvoorbeeld het BSN-nummer en een pasfoto.
De Betrokkene is de persoon op wie deze persoonsgegevens betrekking hebben.
De Verwerkingsverantwoordelijke is degene het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Als er bijzondere persoonsgegevens centraal worden bijgehouden, dan moet de verwerkingsverantwoordelijke de betrokkenen duidelijk informeren wat daar het doel van is, wat de wettelijke grondslag is en wat de rechten van de betrokkene zijn.

Voor Stichting AMORC betekent dit dat ieder lid van de Rozekruisers Orde en iedere Vriend van AMORC binnen de EU een betrokkene is, zoals bedoeld in de algemene verordening. Het bestuur van Stichting AMORC is voor het Nederlandse taalgebied de verwerkingsverantwoordelijke. Als wettelijke grondslag voor het bewaren van de gegevens die wij al bezitten, gebruiken wij de handtekening op het aanmeldingsformulier. Vanaf mei 2018 wordt deze toestemming ook expliciet benoemd op het aanmeldingsformulier.

Stichting AMORC houdt een database met daarin de NAW-gegevens van de leden van de Nederlandstalige jurisdictie van de Rozekruisers Orde AMORC bij. Naam, adres, woonplaats en email-adres zijn nodig om de monografieën, het kwartaalblad De Roos, het maandelijkse Bulletin en andere mailings te kunnen versturen. Het geslacht wordt hierbij gebruikt voor de juiste aanhef: ‘de heer’, ‘mevrouw’, ‘frater’ of ‘soror’. De geboortedatum gebruiken wij om ieder jaar een verjaardagskaartje te kunnen sturen. In de database wordt eveneens bijgehouden wat de actuele stand van contributiebetaling is en welke leszending een lid als laatste heeft ontvangen. Wij bewaren deze gegevens ook nadat het lidmaatschap wordt beëindigd. Zeer veel oud-leden melden zich namelijk na een korte of langere onderbreking opnieuw aan. Zo weten wij waar iemand op het Rozekruisers pad was gebleven. Om bij her-aanmelding een nieuw lidmaatschapspasje te kunnen maken bewaren wij ook het toegekende lidmaatschapsnummer en het jaar van eerste aanmelding. Als een lid er geen prijs op stelt dat wij deze gegevens bewaren, dan kan dat worden aangeven op het moment dat iemand het lidmaatschap beëindigt.
De NAW-gegevens van de Vrienden van AMORC worden in een separate database bijgehouden door de coördinator Vrienden van AMORC. Deze worden enkel gebruikt om de nieuwsbrief te verzenden.

De inwijdingsgegevens worden eveneens bewaard, maar deze zijn niet aan het lidmaatschapsdossier gekoppeld. Zij worden in een aparte database bijgehouden, die op een andere server staat. Hier houden wij alleen de naam, het lidmaatschapsnummer en de datum van de inwijding bij. Dit inwijdingsdossier dient om te controleren of iemand die een inwijding aanvraagt, de daaraan voorafgaande inwijdingen heeft ontvangen. Tevens kan aan de hand van deze database een vervangend exemplaar worden vervaardigd als iemand een inwijdingscertificaat kwijt is.

Er worden geen scans van brieven van leden, studieverslagen en geloftes gemaakt en er wordt niets bewaard in een database. De correspondentie met een klassemeester wordt direct naar de eigen klassemeester doorgestuurd. De originele getekende geloftes worden in een afgesloten kast op de administratie bewaard.

Wanneer iemand een beroep doet op de Raad van Troost, heeft de medewerker die de aanvraag behandelt een pasfoto en een omschrijving van het probleem nodig zodat de juiste hulp gegeven kan worden. Pasfoto en medische gegevens vallen onder de bijzondere persoonsgegevens. Deze pasfoto en de aanvraag worden nooit op de administratie bewaard, maar ze worden direct doorgestuurd aan de betreffende medewerker van de Raad van Troost. Er worden geen kopieën van gemaakt. Hetzelfde geldt voor alle overige correspondentie met de Raad van Troost. De foto en de brieven worden een maand na het laatste contact vernietigd.

Tot mei 2018 werd op het aanmeldingsformulier gevraagd naar godsdienst en/of levensovertuiging en het eventuele lidmaatschap van andere esoterische organisaties. Deze gegevens waren alleen bedoeld voor de ogen van de grootmeester en zij werden niet opgenomen in de lidmaatschapsadministratie. Omdat ook dit bijzondere persoonsgegevens zijn, is ervoor gekozen om niet langer naar deze informatie te vragen.

De NAW-gegevens van leden worden tweemaal per jaar doorgegeven aan het grootraadslid van de regio waar iemand woont en aan de secretaris van de onderafdeling die het dichtst bij dat lid in de buurt gevestigd is. Deze lijsten zijn uitsluitend bedoeld om aan de leden van AMORC een uitnodiging te kunnen sturen voor activiteiten van de regio of de onderafdeling. De lijsten worden na gebruik vernietigd. Als een lid er geen prijs stelt dat de regio en de onderafdeling hem of haar benaderen, dan kan dit aan het secretariaat worden doorgegeven.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming verleent een aantal rechten. De eerste daarvan is het recht op dataportabiliteit. Dat is het recht om persoonsgegevens over te dragen. Dat bestond binnen de Rozekruisers Orde al: als iemand lid wil worden van een andere jurisdictie, dan ontvangt hij of zij een “certificate of demit” met daarop de gegevens die in onze database staan. Wij dragen zelf niets over aan een andere jurisdictie.
Vervolgens is er het recht op vergetelheid. Dat wil zeggen het recht om ‘vergeten’ te worden. Als men dat wenst, wissen wij het volledige dossier.
Inzage is het recht om de persoonsgegevens die wij verwerken in te zien. Ieder lid kan hiervoor een afspraak maken met de administratie.
Het recht op rectificatie en aanvulling is het recht om de persoonsgegevens te wijzigen. Dat is niet alleen een recht: het spreekt vanzelf dat wij het ook zeer op prijs stellen als de leden ons correcties en verhuisberichten sturen.
Men heeft recht op beperking van de verwerking: het recht om minder gegevens te laten verwerken en het recht om bezwaar te maken tegen gegevensverwerking. Dit kan ieder lid te allen tijde aan de administratie doorgeven.
Als laatste is er het recht op een menselijke blik bij besluiten. Dat wil zeggen dat er geen automatische beslissingen genomen worden door het computersysteem, maar dat er altijd een mens bij betrokken is.